Best Practices für ScanProcess-ai

Scan-Qualität optimieren

Die Erkennungsqualität hängt direkt von der Scanqualität ab. GPT-4o Vision ist robust, aber ein paar Grundregeln helfen:

• Mindestens 200 DPI beim Scannen — besser 300 DPI
• Gerade ausrichten — schräge Scans werden erkannt, aber gerade Vorlagen liefern bessere Ergebnisse
• Kontrast prüfen — heller Hintergrund, dunkle Schrift. Verblasste Dokumente ggf. mit höherem Kontrast scannen
• Alle Formate nutzen — PDF ist ideal für mehrseitige Dokumente, Bilder (JPG, PNG, TIFF) für Einzelseiten

Ordnerstruktur sinnvoll gestalten

Die KI kann nur in Ordner einsortieren, die im Prompt definiert sind. Tipps:

• Nicht zu viele Ebenen — 2–3 Ebenen reichen (z. B. Finanzen/Rechnungen)
• Klare Kategorien — Überschneidungen vermeiden. „Versicherungen" und „Finanzen/Versicherungen" verwirrt die KI
• Auffangkategorie — Immer einen Ordner wie „Sonstiges" definieren, damit kein Dokument ohne Zuordnung bleibt

Automatischen Scan nutzen

In den Einstellungen kannst du ein Scan-Intervall festlegen (Standard: 15 Minuten). So werden neue Dokumente automatisch verarbeitet, ohne dass du manuell „Jetzt scannen" klicken musst.

Für Produktivsysteme empfiehlt sich:

• Scan-Intervall auf 5–15 Minuten setzen
• Quellordner als Netzlaufwerk einbinden, damit Scanner direkt dorthin speichern
• Quelldateien behalten aktivieren, um Originale als Backup zu haben

Kosten im Blick behalten

Im Dashboard siehst du unter KI-Nutzung den Token-Verbrauch und die geschätzten Kosten pro Dokument. Typische Werte:

• OCR: 1–3 Cent pro Seite
• Benennung + Ordner: < 1 Cent pro Dokument
• Gesamt: 2–5 Cent pro Dokument

Bei hohem Volumen lohnt es sich, die OCR-Fallback-Option zu aktivieren — dann wird bei einfachen PDFs der lokale pdfjs-dist-Parser genutzt, bevor die KI aufgerufen wird.